So einfach ist das. Mit KAISER+KRAFT Schweiz.
ePROCUREMENT.
Einkaufen kann jeder? Von wegen! Besonders C-Güter auf elektronischen Wegen zu beschaffen bietet Qualitäts- und Sparpotenzial, ist aber eine komplexe Aufgabe. Wie fast überall ist aber auch bei elektronischen Marktplätzen und im E-Business bzw. E-Procurement Vernetzung das Zauberwort für gute Ergebnisse. Also: Vernetzen Sie sich mit uns!
Vorteile und Einsparpotenziale
Weniger Materialkosten
Hier ein paar Büromaterialien, da ein neuer Schreibtischstuhl und dort ein größerer Bildschirm … viele wissen gar nicht, dass solche „wilden Einkäufe“ ohne die Einwilligung des Einkaufs ihrem Unternehmen finanziell schaden können.
eProcurement beendet dieses sogenannte Maverick Buying, indem Bedarfe gebündelt werden und nur bei qualifizierten Lieferanten zu vereinbarten Konditionen bestellt werden kann.
Weniger Prozesskosten
Sie bestellen einfach online oder in Ihrem internen Beschaffungssystem – aus einem einheitlichen, geprüften Katalog zu verhandelten Konditionen. Der Bestellprozess läuft dabei vollständig automatisiert.
Wo sich das richtig für Sie auszahlt? Bei der Vielzahl an kleinen Einzelbestellungen.
Die Prozesskosten für den Bestellabruf indirekter und geringwertiger Güter liegen oft deutlich über dem Anschaffungspreis. Durch den geringen Einkaufspreis der C-Artikel sind diese selten im Zentrum von Verbesserungsmaßnahmen. Doch Sie wissen ja … Kleinvieh macht auch Mist.
Weniger Zeitverschwendung
Durch die schlankeren Prozesse gewinnen Sie mehr Zeit für wichtigere Projekte, zum Beispiel für die Lieferantenauswahl und -bewertung oder das Verhandeln von Angeboten und Rahmenverträgen.
Das erhöht die Produktauswahl und sorgt außerdem für eine bessere Koordinierung und Qualität der Beschaffung.
Weniger Chaos
Die einzelnen Schritte im Einkauf werden transparent und sind lückenlos nachvollziehbar. Sie sehen sofort, wer welche Ware geordert und die Bestellung freigegeben hat.
Zusätzlich werden wichtige Informationen, wie Anforderungen oder Genehmigungen, automatisch archiviert. Durch die elektronische Dokumentation werden zudem die gesamten Bestellvorgänge besser kontrollierbar.
Angebote und Lösungen
Elektronische Kataloge
- Übersichtlichkeit eines Katalogs kombiniert mit der Aktualität des Web
- Sortimente (Produktgruppen, Hersteller etc.) individuell anpassbar
- kundenspezifische Klassifikationen sowie Material- oder Artikelnummern möglich
- jederzeit aktualisierbar und erweiterbar
- angereichert mit Mengenangaben, Preisen, Abbildungen, Konstruktionsbezeichungen und Zusatzinfos, je nach Wunsch
- hohes Maß an Kontrolle durch festgelegte Lieferanten und unterschiedliche Rollen bzw. Rechte
OCI/Punchout
- OCI = Open Catalog Interface
- standardisierte, offene Schnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen zwischen Ihrem Warenwirtschaftssystem und den Online-Bestellsystemen von KAISER+KRAFT
- Zugriff direkt via Internet auf unsere Katalogdaten, ohne dass diese vorher installiert werden müssen
- Weiterleitung zu unserem externen Shopsystem, anschließend direkte Rückführung des Warenkorbs in Ihr ERP-System
- kein administrativer Aufwand, stets aktuelle Daten
EDI
- EDI = Electronic Data Interchange
- Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen & Co. zwischen Geschäftspartnern
- sehr schneller Datentransfer
- Systemintegration ohne Medienbrüche
- reduzierte Prozesszeiten/-kosten
Customized web
- die "kleine" Lösung für eine optimierte Materialbeschaffung ohne eProcurement-System
- individuelle Konditionen und Sortimente und auf Wunsch auch das eigene Firmenlogo im Webauftritt von KAISER+KRAFT
- umfassende Suchmöglichkeiten und weitere intelligente Funktionen
- spezifische Budgetgrenzen, Benutzerverwaltung und Genehmigungsverfahren möglich
API/Datenfeed
Gerne stellen wir Ihnen unsere Produktdaten auch aktuell zur Verfügung – über einen Datenfeed oder mittels ResT-API. Wir können Ihnen einen täglichen Datenfeed generieren oder eine direkte Kommunikation mittels API anbieten.
Datenfeeds
Unsere Produktdaten werden jeden Tag via Datenfeed aktuell in Ihr System eingelesen. Hier unterstützen wir die gängigen Formate. Auch Ihr Wunschformat können wir in der Regel abdecken. Fragen Sie uns einfach danach.
ResT-API – Representational State Transfer
Mithilfe von Programmierschnittstellen, sogenannten APIs, können wir Ihre statischen Kataloge dynamisieren oder Ihnen ganz einfach via Live-Kommunikation die gewünschten Produktinformationen auf Anfrage senden. Letzteres erfolgt über einen HTTP-Request, an welchen die benötigten Daten innerhalb von Sekundenbruchteilen zurückgegeben werden. Hier sind zum Beispiel Live-Abfragen von Preisen, Beständen, Lieferzeiten, etc. möglich.
- immer aktuelle Produktdaten
- Prozesskostenminimierung
- Transparenz
- Zeitersparnis
- Effizienzsteigerung
Simple System
Neutrale Beschaffungsplattform
- Kunde bestimmt und steuert selbst die Lieferantenauswahl, Sortimente und Konditionen
Hohes Maß an Individualisierbarkeit
- Priorisieren von Suchergebnissen
- Erstellen von Favoritenlisten und kundeneigenen Materialnummern
- Verwalten von Profilen, Benutzergruppen, Kostenstellen
Vielfältige Integrationsmöglichkeiten
- Anbindung an die Warenwirtschaft u. a. mit einer SAP plug & play Lösung
- Barcode-Scanner
- Kanban-System
- Ausgabeautomaten
Formate und Standards
Klassifikationsstandards
Ein Klassifikationsstandard wird immer dann notwendig, wenn Produktdaten zwischen Kunden, Lieferanten oder Partnern ausgetauscht werden sollen. Eine Klassifizierung dient dabei der eindeutigen, standardisierten Beschreibung eines Produkts und bringt dieses Produkt in eine einheitliche Struktur.
Ein Beispiel: Die Klassifizierung eCl@ss legt eine hierarchische Struktur aus Gruppen/Klassen sowie Merkmalsleisten, Schlagworten und Synonymen fest, die Produkten zugeordnet werden. Das erleichtert nicht nur die Suche über Produkteigenschaften, sondern trägt auch dazu bei, dass Produkte überall schneller gefunden werden. Die Vergleichbarkeit und fehlerfreie Übertragung von Daten verschiedener Herkunft wird damit ebenfalls ermöglicht.
Wichtig: Wir klassifizieren nicht nur nach Standard, sondern stellen uns gerne auf Sie ein und erfüllen auch individuelle Anforderungen nach unternehmensspezifischen oder lieferantenspezifischen Klassifikationen fachgerecht.
- UNSPSC
- eCl@ss
- KAISER+KRAFT Hierarchie
Katalogaustauschformate
Standards für den Katalogdatenaustausch fassen Produkt-, Lieferanten- und Einkäuferdaten zusammen und stellen dank des einheitlichen Formats sicher, dass bei Übertragungen und Einspielungen von Daten in andere Systeme keine Fehler auftreten und die Daten eindeutig lesbar sind.
Also: Katalogaustauschformate …
… strukturieren Produktdaten in mehrere Bereiche, z.B. Grunddaten, Verpackungsdaten, Preisdaten, multimediale Zusatzdaten, Artikel-Strukturdaten, Katalog-Strukturdaten
… definieren Muss- und Kann-Felder, Datentypen, Feldlängen und Zusatzregeln
… unterstützen den Einsatz von standardisierten Produktklassifikationen
… importieren direkt in alle wesentlichen Zielsysteme für Online-Kataloge
… legen Datenstrukturen und Austauschformate mithilfe von XML fest
… machen eine einfache Erweiterung des Standards möglich, um auch zukünftige Anforderungen erfüllen zu können.
- BME
- CIF
- Excel, CSV, TXT
Transaktionsstandards
Um Geschäftsdokumente elektronisch übermitteln bzw. Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. austauschen zu können, sind Nachrichtenformate erforderlich, die zusätzlich zu Katalogdaten übermittelt werden.
Bei der Erstellung und dem Austausch dieser Nachrichten unterstützen Transaktionsstandards die Abwicklung; sie legen Datenformate und Inhalte Ihrer Nachrichten (Geschäftsdokumente) einheitlich fest. Im Rahmen von EDIFACT existieren zum Beispiel Nachrichtenformate für Buchungsanfrage, Bestellung, Buchungsbestätigung, Lieferavis oder Wareneingangsbestätigung.
Der Einsatz von Transaktionsstandards lohnt sich vor allem bei wiederholten Geschäftstransaktionen und/oder dem Dokumentenaustausch mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern.
Dank dieser standardisierten elektronischen Übertragung von Geschäftsdokumenten reduziert sich sowohl der zeitliche als auch finanzielle Aufwand: Daten können leichter in die beteiligten Systeme übernommen werden und die vollständige Integration von Geschäftsprozessen wird unterstützt.
- EDIFACT, XCBL, SAP IDOCs, openTRANS, CXML, ORDERS0x
- FTP, OFTP, SMTP, SFTP, HTTPS, X.400
Rahmenbedingungen und FAQs
Wie komme ich zu meiner individuellen E-Business-Lösung?
Es ist ganz einfach, KAISER+KRAFT in Ihr bestehendes eProcurement-System aufzunehmen und alle damit verbundenen Vorteile zu nutzen. Wir gehen dabei in der Regel wie folgt vor.
Bestandsaufnahme
Zuerst analysieren wir, wie die Bestellprozesse bisher bei Ihnen ablaufen. Auf dieser Basis können wir identifizieren, welche Funktionalitäten einer eProcurement-Lösung Sie tatsächlich brauchen.
Sortimentsfestlegung
Im zweiten Schritt legen wir die Sortimentsstruktur fest:
– Anordnung der bestellbaren Produkte auf der Benutzeroberfläche des eProcurement-Systems
– Auswahl und Aufbau des Produktangebots und die Anbindung Ihrer Lieferanten
– Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff auf alle Sortimente und die gleiche Benutzeroberfläche. Sie bestimmen hier, welche Abteilung oder Mitarbeiter welche Zugriffs- und Bestellrechte bekommt.
Individuelle Anpassung
Selbstverständlich werden bei der Bereitstellung der Lösung Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche berücksichtigt.
Wir unterstützen Sie zudem bei der Einführung der Lösung, so dass Sie ohne Zeitverzug mit Ihrer neuen, effizienteren – und günstigeren – Beschaffung beginnen können. Auch nach der Integration sind wir mit kompetenter Beratung und technischem Support jederzeit für Sie da.
Wie kommen die Katalogdaten zu mir?
Hier stehen Ihnen grundsätzlich drei Möglichkeiten zur Verfügung:
1) Sie laden die Daten aus der KAISER+KRAFT Cloud herunter.
2) Wir führen einen Upload bei Ihrem Provider aus.
3) Sie importieren Ihre Daten über www.kaiserkraft.de in Ihr System.
Liefern Sie auch Produktbilder?
Ja, selbstverständlich. Wenn notwendig auch mehrere Bilder pro Produkt, und zusätzlich zur Standardgröße 180 x 240 Pixel in vielen weiteren Formaten.
Welche Units verwendet KAISER+KRAFT für Bestelleinheiten?
Wir pflegen alle bekannten Standards – und bieten Ihnen auf jeden Fall auch die Units, die Sie individuell benötigen. Im Detail sieht das dann so aus …
Units:
- Verpackungseinheiten − VE
- Quadratmeter
- Stück
- Meter
- Paar
Standards:
- ISO
- UNECE/R20
Mindestbestell-Unit:
- VE
Grundsätzlich gilt : Auch Ihre speziellen Wünsche wie Textlänge, Klassifizierungen und eigene Unit-Codes berücksichtigen wir gerne.
Was ist ein Genehmigungsverfahren?
Im Bestellprozess ist das Genehmigungsverfahren ein Sonderfall für dezentrale Bestellungen, also für Bestellungen, die nicht über den Zentraleinkauf erfolgen.
Grundsätzlich soll hiermit der Einkauf entlastet sowie unkontrolliertes Einkaufen − Maverick Buying − verhindert werden. Wichtig ist hierbei, den Bestellprozess nicht durch unnötige Genehmigungsanforderungen zu verteuern. Im System wird hierzu ein Workflow hinterlegt, der automatisiert entscheidet, ob eine Genehmigung erforderlich ist.
Bei personenbezogenen Genehmigungen ist für entsprechende Mitarbeiter ein Produktspektrum im Vorfeld definiert worden. Aus diesem darf bestellt werden. Ist ein Produkt nicht in der Vorauswahl vorhanden, ist eine Genehmigung erforderlich. Das ist bei komplexen, gefährlichen oder sehr teuren Waren sinnvoll.
Eine bestellungsbezogene Genehmigung ist vom Bestellwert abhängig − die wichtigsten Varianten sind hier Wertgrenzen und Budgets.
Beim Wertgrenzverfahren wird für einzelne Positionen und/oder die gesamte Bestellung ein Limit festgesetzt; wird dieses
überschritten, muss die Bestellung genehmigt werden.
Beim Budgetverfahren ist es umgekehrt: Dem Besteller wird für einen definierten Zeitraum ein Budget zugeteilt, von dem alle Bestellungen, die innerhalb dieser Zeit getätigt wurden, abgezogen werden. Ist das Budget verbraucht, müssen alle weiteren Bestellungen genehmigt werden.
Mit uns können Sie außerdem je nach Ihren Unternehmensanforderungen individuelle Genehmigungsverfahren festlegen und damit Ihren vollständig automatisierten Beschaffungsprozess realisieren. Die entsprechenden Freigabe- und Genehmigungsprozesse können ebenfalls abgebildet werden.
Was ist ein Gutschriftsverfahren?
Ganz einfach: ein System, mit dem Sie Ihre Bestellungen bezahlen. Dazu sammelt unser System zuerst alle Daten aus Ihren Bestellungen und den gebuchten Wareneingängen.
Das eProcurement-System vergleicht dann, ob die Bestellungen wirklich bei Ihrem Unternehmen angekommen sind.
Dann wird für den Lieferanten automatisch eine Gutschrift erzeugt, die nicht nur die zu zahlende Gesamtsumme aufweist, sondern auch alle Bestellungen den Abteilungen Ihres Unternehmens zuordnet.
Dieses Gutschriftenavis wird dann in Ihr ERP-System übertragen und an Ihre Buchhaltung zur Begleichung der Rechnung übermittelt.
Das Verfahren hat den Vorteil, dass der Bestellvorgang transparent ist. Der Status ist jederzeit für beide Seiten abrufbar, Mengen- und Preisabweichungen sind ausgeschlossen, was geliefert wurde, wird gutgeschrieben. Aufwendige Rechnungsprüfungen und Buchungen entfallen, alle Daten sind elektronisch verfügbar und werden per Schnittstelle ins System übertragen.
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