ePROCUREMENT.

Hier ein paar Büromaterialien, da ein neuer Schreibtischstuhl und dort ein größerer Bildschirm … viele wissen gar nicht, dass solche „wilden Einkäufe“ ohne die Einwilligung des Einkaufs ihrem Unternehmen finanziell schaden können.

eProcurement beendet dieses sogenannte Maverick Buying, indem Bedarfe gebündelt werden und nur bei qualifizierten Lieferanten zu vereinbarten Konditionen bestellt werden kann.

Sie bestellen einfach online oder in Ihrem internen Beschaffungssystem – aus einem einheitlichen, geprüften Katalog zu verhandelten Konditionen. Der Bestellprozess läuft dabei vollständig automatisiert.

Wo sich das richtig für Sie auszahlt? Bei der Vielzahl an kleinen Einzelbestellungen.

Die Prozesskosten für den Bestellabruf indirekter und geringwertiger Güter liegen oft deutlich über dem Anschaffungspreis. Durch den geringen Einkaufspreis der C-Artikel sind diese selten im Zentrum von Verbesserungsmaßnahmen. Doch Sie wissen ja … Kleinvieh macht auch Mist.

Durch die schlankeren Prozesse gewinnen Sie mehr Zeit für wichtigere Projekte, zum Beispiel für die Lieferantenauswahl und -bewertung oder das Verhandeln von Angeboten und Rahmenverträgen.

Das erhöht die Produktauswahl und sorgt außerdem für eine bessere Koordinierung und Qualität der Beschaffung.

Die einzelnen Schritte im Einkauf werden transparent und sind lückenlos nachvollziehbar. Sie sehen sofort, wer welche Ware geordert und die Bestellung freigegeben hat.

Zusätzlich werden wichtige Informationen, wie Anforderungen oder Genehmigungen, automatisch archiviert. Durch die elektronische Dokumentation werden zudem die gesamten Bestellvorgänge besser kontrollierbar.

Es ist ganz einfach, kaiserkraft in Ihr bestehendes eProcurement-System aufzunehmen und alle damit verbundenen Vorteile zu nutzen. Wir gehen dabei in der Regel wie folgt vor.

Bestandsaufnahme
Zuerst analysieren wir, wie die Bestellprozesse bisher bei Ihnen ablaufen. Auf dieser Basis können wir identifizieren, welche Funktionalitäten einer eProcurement-Lösung Sie tatsächlich brauchen.

Sortimentsfestlegung
Im zweiten Schritt legen wir die Sortimentsstruktur fest:
– Anordnung der bestellbaren Produkte auf der Benutzeroberfläche des eProcurement-Systems
– Auswahl und Aufbau des Produktangebots und die Anbindung Ihrer Lieferanten
– Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff auf alle Sortimente und die gleiche Benutzeroberfläche. Sie bestimmen hier, welche Abteilung oder Mitarbeiter welche Zugriffs- und Bestellrechte bekommt.

Individuelle Anpassung
Selbstverständlich werden bei der Bereitstellung der Lösung Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche berücksichtigt.

Wir unterstützen Sie zudem bei der Einführung der Lösung, so dass Sie ohne Zeitverzug mit Ihrer neuen, effizienteren – und günstigeren – Beschaffung beginnen können. Auch nach der Integration sind wir mit kompetenter Beratung und technischem Support jederzeit für Sie da.

Hier stehen Ihnen grundsätzlich drei Möglichkeiten zur Verfügung:

1) Sie laden die Daten aus der kaiserkraft Cloud herunter.
2) Wir führen einen Upload bei Ihrem Provider aus.
3) Sie importieren Ihre Daten über www.kaiserkraft.de in Ihr System.

Ja, selbstverständlich. Wenn notwendig auch mehrere Bilder pro Produkt, und zusätzlich zur Standardgröße 180 x 240 Pixel in vielen weiteren Formaten.

Im Bestellprozess ist das Genehmigungsverfahren ein Sonderfall für dezentrale Bestellungen, also für Bestellungen, die nicht über den Zentraleinkauf erfolgen.

Grundsätzlich soll hiermit der Einkauf entlastet sowie unkontrolliertes Einkaufen − Maverick Buying − verhindert werden. Wichtig ist hierbei, den Bestellprozess nicht durch unnötige Genehmigungsanforderungen zu verteuern. Im System wird hierzu ein Workflow hinterlegt, der automatisiert entscheidet, ob eine Genehmigung erforderlich ist.

Bei personenbezogenen Genehmigungen ist für entsprechende Mitarbeiter ein Produktspektrum im Vorfeld definiert worden. Aus diesem darf bestellt werden. Ist ein Produkt nicht in der Vorauswahl vorhanden, ist eine Genehmigung erforderlich. Das ist bei komplexen, gefährlichen oder sehr teuren Waren sinnvoll.

Eine bestellungsbezogene Genehmigung ist vom Bestellwert abhängig − die wichtigsten Varianten sind hier Wertgrenzen und Budgets.

Beim Wertgrenzverfahren wird für einzelne Positionen und/oder die gesamte Bestellung ein Limit festgesetzt; wird dieses
überschritten, muss die Bestellung genehmigt werden.

Beim Budgetverfahren ist es umgekehrt: Dem Besteller wird für einen definierten Zeitraum ein Budget zugeteilt, von dem alle Bestellungen, die innerhalb dieser Zeit getätigt wurden, abgezogen werden. Ist das Budget verbraucht, müssen alle weiteren Bestellungen genehmigt werden.

Mit uns können Sie außerdem je nach Ihren Unternehmensanforderungen individuelle Genehmigungsverfahren festlegen und damit Ihren vollständig automatisierten Beschaffungsprozess realisieren. Die entsprechenden Freigabe- und Genehmigungsprozesse können ebenfalls abgebildet werden.

Ganz einfach: ein System, mit dem Sie Ihre Bestellungen bezahlen. Dazu sammelt unser System zuerst alle Daten aus Ihren Bestellungen und den gebuchten Wareneingängen.

Das eProcurement-System vergleicht dann, ob die Bestellungen wirklich bei Ihrem Unternehmen angekommen sind.

Dann wird für den Lieferanten automatisch eine Gutschrift erzeugt, die nicht nur die zu zahlende Gesamtsumme aufweist, sondern auch alle Bestellungen den Abteilungen Ihres Unternehmens zuordnet.

Dieses Gutschriftenavis wird dann in Ihr ERP-System übertragen und an Ihre Buchhaltung zur Begleichung der Rechnung übermittelt.

Das Verfahren hat den Vorteil, dass der Bestellvorgang transparent ist. Der Status ist jederzeit für beide Seiten abrufbar, Mengen- und Preisabweichungen sind ausgeschlossen, was geliefert wurde, wird gutgeschrieben. Aufwendige Rechnungsprüfungen und Buchungen entfallen, alle Daten sind elektronisch verfügbar und werden per Schnittstelle ins System übertragen.