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Guida ai prodotti per ufficio

Visualizzazione in magazzino e nel reparto di produzione: maggiore efficienza grazie a Kanban

Il punto di consumo conosce perfettamente ciò di cui ha bisogno per la produzione: è questa l'idea alla base di Kanban. Il sistema giapponese di controllo della produzione si è affermato in molti impianti di produzione moderni ed è diventato parte integrante della moderna gestione Agile. Per approfittare di costi minori, maggiore efficienza e flusso di materiali scorrevole, sono necessarie chiarezza, buona comunicazione e visualizzazione corretta.

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Principio Pull in giapponese: Kanban in azienda

Nel settore della produzione, Kanban inverte le classiche strutture di approvvigionamento e di flusso dei materiali. Mentre normalmente le merci vengono ordinate tramite una richiesta centralizzata e poi assegnate ai rispettivi luoghi di lavorazione, con Kanban è il punto di consumo ad attivare questi processi – a seconda della domanda e al momento giusto.

Questo principio Pull unisce i punti nodali più importanti di un'azienda (acquisti, logistica, magazzino, produzione) in modo da ridurre lo spazio necessario in magazzino e i costi di approvvigionamento, ottimizzando al tempo stesso i tempi di flusso e rendendo l'intero processo più trasparente, flessibile e affidabile.

Ormai i vantaggi sono stati acquisiti anche da altre aree aziendali, come il settore marketing o quello delle risorse umane. Per molti aspetti, i processi Kanban si sovrappongono ad altri metodi, come Scrum, che rientrano sotto il concetto Agile. Al centro dell'attenzione si trovano sempre i seguenti aspetti:

  • Grazie alla visualizzazione il workflow diventa più facile da gestire
  • Il workflow viene suddiviso in sotto-unità (o compiti) più piccole e quindi più chiare
  • Il workflow non viene modificato immediatamente, ma può essere ottimizzato durante lo svolgimento del processo


Il principio Pull vale anche nel contesto più ampio di Kanban: un dipendente può svolgere contemporaneamente solo un determinato numero di compiti. Può ricevere un nuovo compito solo quando ne ha finito uno precedente. È importante che sia il dipendente stesso a prendere i nuovi compiti dal suo collega, non gli devono essere semplicemente trasferiti.

In questo modo si evitano sovrapposizioni e intoppi, e le esigenze e i problemi vengono riconosciuti facilmente. Di conseguenza, Kanban si rivela particolarmente promettente nella produzione:

  • Magazzini più piccoli nel rispettivo punto di consumo di una merce accorciano le distanze e aumentano la trasparenza
  • Rimozione e allestimento asincrono ottimizzano le reazioni alle fluttuazioni del rendimento
  • L'ordinazione conforme ai fabbisogni consente un adattamento flessibile ai cambiamenti di produzione
  • Niente scorte, ordini tempestivi e comunicazioni chiare sono fondamentali
  • Mezzi di visualizzazione il più semplici possibile rendono chiare le esigenze reali

Con Kanban basta uno sguardo

Il significato di visualizzazione e comunicazione si trova nel nome stesso di questo sistema: l'espressione giapponese Kanban significa infatti cartellino, ovvero il supporto informativo che accompagna e attiva il flusso della merce. Oggi questo cartellino è altamente digitalizzato, ma dall'introduzione del principio alla Toyota nel 1947 la sua struttura è rimasta pressoché invariata.

Oltre ai cartellini Kanban, anche le lavagne Kanban hanno un ruolo decisivo. Si tratta del pannello informativo centrale del workflow e sono molto semplici da strutturare:

  • Tre colonne: Da fare (To Do), In corso (Doing), Fatto (Done)
  • Ogni compito viene posizionato nella relativa colonna e poi spostato secondo l'avanzamento del lavoro


Questa struttura di base può essere facilmente perfezionata, ma segue sempre lo stesso principio. Con colori diversi per i cartellini o una diversa larghezza della colonna centrale, il pannello Kanban può diventare un potente strumento di gestione del lavoro:

  • Chiarisce rapidamente lo stato del workflow
  • Mostra situazioni critiche, responsabilità e/o carichi di lavoro
  • Sostituisce lunghe riunioni e complicate spiegazioni
  • Diventa sempre più chiaro con l'aumento dell'esperienza Kanban dei dipendenti
  • Grazie a una chiara descrizione dei compiti, i dipendenti possono iniziarli e concluderli autonomamente


È importante una certa disciplina nell'utilizzo di Kanban e delle lavagne planning e che i processi e i progetti rappresentati non siano troppo complessi. Nella produzione, ad esempio, può essere utile creare una lavagna Kanban per i singoli processi produttivi, da collocare nelle posizioni più adatte. Naturalmente la lavagna Kanban deve anche fornire un'opportunità di feedback volta a una graduale ottimizzazione dei processi.

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Tool online vs. lavagna Kanban: quale metodo di visualizzazione è migliore?

Molti strumenti online per il project management si basano su Kanban e hanno trasferito la lavagna bianca in rete. Ma ciò non sminuisce l'importanza della versione analogica, anzi! In molti casi le lavagne bianche o le lavagne Kanban si dimostrano una decisione migliore. Ecco un confronto tra i due metodi:

Lavagna Kanban analogica

  • Per team sul posto
  • Sempre in vista
  • Cambiamenti facilmente identificabili
  • Lo spazio disponibile limita la quantità di dettagli
  • Alto grado di formalità e contenuto simbolico
  • Puro e semplice pannello informativo
  • Ausilio immediato durante le riunioni
  • Rappresenta un momento specifico
  • Utilizzo semplice e immediato

Lavagna Kanban virtuale

  • Per team virtuali, decentrati
  • Visibile solo online
  • Le e-mail si accumulano
  • Suddivisione della lavagna potenzialmente infinita
  • Molte informazioni per ogni ticket
  • Tool di lavoro con link, rimandi ecc.
  • Necessità della tecnologia per la presentazione
  • Modifiche rintracciabili attraverso i log
  • Necessità di apprendimento

Alla luce di queste considerazioni, la lavagna Kanban analogica si dimostra uno strumento imprescindibile in reparti e stabilimenti di produzione, e collega la rappresentazione dei processi alla “reale” esecuzione dei compiti. Grazie allo spazio limitato a disposizione, permette di pensare in modo più rigoroso ai compiti e alle responsabilità dal punto di vista dell'efficienza.

Come Scrum, anche Kanban si basa su brevi riunioni quotidiane, idealmente da tenere in piedi, direttamente davanti alla lavagna. In questo modo è possibile rispondere rapidamente alle domande più importanti (chi fa cosa, cosa c'è da fare, quali sono i problemi) e le modifiche alla lavagna vengono comprese da tutti i partecipanti alla riunione.

La lavagna virtuale, invece, è lo strumento perfetto per compiti e processi che verrebbero comunque svolti online, ad esempio la progettazione del nuovo sito web aziendale o il controllo di tutte le attività online. Richiede una fase di adattamento e di formazione degli utenti, ma una volta stabilita la procedura, riduce notevolmente lo scambio di informazioni via e-mail o telefono. Inoltre la lavagna online è un archivio dei processi ed è utilizzabile per revisioni e altre attività Agile.

Questo non sarebbe possibile con una lavagna Kanban fisica, ma gli strumenti di presentazione risolvono questo problema. Il kit per APP Capture permette di digitalizzare lavagne bianche e modificarle virtualmente secondo determinati standard.

In conclusione, tuttavia, è fondamentale ricordare che le lavagne Kanban e gli altri ausili di visualizzazione servono solo come supporto: al centro di tutte le attività di un'azienda Agile c'è la corretta comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti. Tu puoi aiutarli scegliendo l'attrezzatura giusta. Mettiti in contatto con i nostri collaboratori per scegliere i prodotti più adatti alle tue esigenze.

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