Environnement de travail et productivité
3 stratégies éprouvées pour plus d’organisation et de productivité
Le manque de productivité au travail peut se traduire de différentes façons. Vous pouvez donc le constater dans différentes situations. Votre équipe ne se montre pas motivée lors des réunions, l’absentéisme de certaines personnes devient évident ou encore la qualité du travail laisse à désirer de manière générale. La liste est encore longue et vous pourriez sans doute ajouter les cas auxquels votre entreprise a déjà été confrontée.
Pour inverser cette tendance, on vous prodiguera bien trop souvent des conseils trop vagues « Misez sur la participation » ou encore « Améliorez la communication ! ». Mais comment construire des stratégies concrètes et pertinentes à partir de telles généralités ?
Afin de répondre à cette question, il est nécessaire d’analyser davantage les facteurs qui influencent significativement la productivité de vos employés.
Le poste de travail
L’agencement et la qualité de l’environnement de travail physique peuvent renforcer ou amoindrir la productivité de vos équipes.
Les processus de travail
Les processus optimisés renforcent l’efficacité, créent davantage de transparence et facilitent la collaboration au sein de votre équipe. En clair, ces processus favorisent la productivité.
L’ambiance de travail
Une culture d’entreprise saine a un impact sur l’état d’esprit de vos employés et la dynamique des échanges. Cela se répercute sur la qualité du travail et la productivité.
Les changements positifs apportés en faveur de l’ambiance de travail vous aident à booster l’engagement de vos employés, leur efficacité et réduit le taux d’absentéisme. Pour chaque terrain d’action, notre article vous révèle une stratégie et des axes d’amélioration concrets. Vous pourrez ainsi mettre en place de nouvelles mesures en vue d’accroître votre productivité ou bien développer vos démarches déjà existantes.
1. Un environnement de travail agréable qui favorise la productivité
Commençons par la base, à savoir, l’environnement de travail physique de vos équipes. Quel l’impact de facteurs tels que le bruit, la luminosité et la qualité de l’air sur la productivité ? L’équipement de vos locaux incite-t-il à la créativité et à la productivité ?
- Des locaux très sombres, une mauvaise qualité de l’air et de fortes températures ou bien l’exposition à des nuisances sonores provenant de votre site de production ou de stockage peuvent non seulement déranger, mais aussi dans certains cas, avoir un effet délétère sur la santé de vos effectifs.
La meilleure approche consiste à demander à vos collaborateurs ce qu’ils jugent nuisible dans leur environnement de travail. Les bruits qui semblent former un fond sonore classique sur un lieu de travail, comme les sonneries à répétition des téléphones ou smartphones peuvent, à la longue, être une source de distraction et avoir des effets négatifs sur la productivité. - Par ailleurs, configurer l’environnement de travail de façon ouverte favorisera la créativité et la productivité. Vous ne pouvez pas entreprendre de réagencement complet de vos bureaux ?
Dans ce cas, vous pourriez envisager d’équiper une pièce spécialement pour les prises de décisions interactives ou bien le développement d’idées avec des fauteuils confortables et des outils de présentation analogiques. - Faites également le point sur la propreté et le rangement de vos locaux. Un poste de travail bien rangé et agencé sans fichiers qui traînent, piles de cartons, ni miettes sur le clavier aide à mieux se concentrer.
2. Des processus efficaces qui allègent votre charge de travail
Les processus bien organisés au sein de votre entreprise ont un impact sur la performance de vos effectifs. Plus vos processus se dérouleront de manière claire et structurée, plus vos équipes pourront être efficaces et productives.
- Optimisez donc vos processus : les structures de dossier uniformes facilitent la recherche de documents entre les différents services de votre entreprise. De même, les formulaires et processus de validation standardisés permettent une gestion du travail fluide et rapide au quotidien.
- De nombreuses tâches relevant de la gestion des achats ou de la comptabilité peuvent être facilitées grâce à des outils en ligne et des solutions automatisées, notamment les commandes en ligne. Vous économisez du temps, des ressources et vous délestez vos employés.
- Enfin, pensez également à simplifier la communication chronophage de consignes récurrentes : les guides et programmes de formation standardisés sont tout indiqués pour l’intégration de nouvelles recrues ou la diffusion des consignes de sécurité.
3. Une culture d’entreprise positive et basée sur l’honnêteté
La productivité, l’engagement et la motivation sont des thèmes étroitement liés et, de fait, complémentaires. Notre nouvelle rubrique « Ambiance de travail » s’avère donc le thème le plus complexe et l’un des plus importants pour renforcer la productivité d’une entreprise.
- Pouvoir trouver l’équilibre entre travail et vie privée et donner son avis quant à la planification des horaires de travail permettent de renforcer la motivation et par conséquent la productivité de vos employés. Il est donc recommandé de donner la possibilité d’organiser le temps de travail de manière flexible.
Proposez des jours de télétravail ou bien donnez à votre équipe plus de liberté pour la pause déjeuner : s’il est plus pratique pour un employé de rallonger un peu sa pause un jour de la semaine, celui-ci pourra venir au travail plus tôt le lendemain pour compenser. - Une communication efficace prend plusieurs formes. Nous vous conseillons avant tout de prendre régulièrement le temps d’aborder les sujets du quotidien de votre entreprise qui semblent anodins afin de favoriser le dialogue.
Lors des réunions, veillez à adopter une communication positive : oubliez les accusations ou l’évocation de problèmes déjà réglés et concentrez-vous sur des propositions d’amélioration constructives et tournées sur l’avenir. - La santé de vos employés ne se limite pas seulement aux facteurs physiques déjà mentionnés dans cet article. Cela englobe également les aspects psychologiques et notamment le niveau de stress. Il faut cependant pouvoir trouver un juste équilibre, car trop peu de stress peut aussi avoir un impact négatif sur la productivité des personnes. Il est donc indispensable de bien connaître votre équipe. Identifiez qui effectue les mêmes tâches depuis longtemps et aurait besoin d’être motivé davantage avec un délai plus court ? À l’inverse, certaines personnes sont-elles encore en phase d’apprentissage et auraient plutôt besoin d’être délestées ?
Rester sur les rails : renforcer la productivité est un marathon, pas un sprint
La bonne intégration de vos employés, l’organisation efficace des postes de travail ou encore le renforcement de la productivité. Ces thématiques débouchent sur des mesures qui s’inscrivent dans le temps long. Alors, ne vous laissez pas décourager par la multitude de mesures (bien souvent nécessaires) à mettre en place.
Commencez par les objectifs les plus faciles à réaliser. Puis imposez-vous des dates butoirs pour les thèmes plus complexes et réfléchissez aux mesures dont les effets se ressentiraient à court terme et que vous souhaiteriez intégrer progressivement afin d’atteindre des objectifs plus ardus durablement.
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